Wie Notions Marketingteam Notion nutzt

Notions Marketingteam überschneidet sich mit nahezu allen anderen Teams des Unternehmens.Im Produktmarketing arbeitet man gemeinsam mit dem Entwicklungsteam daran, neue Funktionen einzuführen.Das Kommunikationsteam verfasst interne Ankündigen mithilfe des Personalteams.Die Teams Wachstum und Data Science arbeiten zusammen, um Experimente durchzuführen.

Unsere Projekte sind vielfältig und schnelllebig. Deshalb brauchen wir Systeme, die uns (und unseren interdisziplinären Partner/-innen) helfen, Aufgaben zu organisieren, den Überblick zu behalten und effektiv zusammenzuarbeiten.

Damit uns das gelingt, haben wir unsere internen Workspaces entsprechend aufgebaut: Einzelne Wikis enthalten alles, was das jeweilige Team braucht – von Projektdetails bis zu wichtigen Dokumenten. Ein geteiltes Marketingwiki vereint alles an einem Ort, sodass benötigte Informationen oder Kontaktpersonen schnell und einfach gefunden werden können.

So nutzt also unser Marketingteam selbst Notion – mit Vorlagen, die du auch für dein eigenes Marketing verwenden kannst.

Bei Notion haben alle Zugang zum Unternehmens-OS: einem Teamspace mit Datenbanken, die einen Überblick über Projekte, Aufgaben, Meetings und Dokumente bieten.In diesen Datenbanken findet all unsere funktionsübergreifende Zusammenarbeit statt. Sie unternehmensweit zu teilen, fördert demnach den Wissensaustausch und die Transparenz im gesamten Unternehmen.

Alles, was die einzelnen Teams erarbeiten, fließt mithilfe von Verknüpfungen in diese geteilten Datenbanken ein. So können wir unsere Initiativen leichter mit größeren Zielen verbinden und besser überblicken, wie sich alles auf Unternehmensebene entwickelt.Außerdem hilft es, den Kontext von Projekten zu verdeutlichen, denn alle können genau sehen, inwiefern ein jeweiliges Team die größten Ziele des Unternehmens vorantreibt.

→ Hier kannst du mit der Vorlage „Projekte und Aufgaben“ in Notion beginnen.

Abgesehen von den geteilten unternehmensweiten Teamspaces hat jede Abteilung ihren eigenen Bereich.Wenn du das Aufklappmenü „Marketing-Teamspace“ öffnest, findest du alle Teams, aus denen sich die Abteilung zusammensetzt.Ob Produktmarketing oder Social Media, jedes Team hat eine eigene Wiki, was die interne Organisation und Zusammenarbeit erleichtert.Jeder Teamspace ist unterschiedlich und an die individuellen Arbeitsabläufe des jeweiligen Teams angepasst.

Die Wikis enthalten grundlegende Informationen zum jeweiligen Team: Wer alles dazu gehört, woran es arbeitet und wie sich diese Arbeit auswirkt.Außerdem umfassen sie wichtige Ressourcen und Dokumente, die neuen Teammitgliedern helfen, sich schnell einzuarbeiten und zu verstehen, wie verschiedene Aufgaben gegebenenfalls zusammenhängen.

Jedes Team hat andere Arbeitsabläufe und nutzt Notion somit auf ganz eigene Weise – wir erklären dir, wie genau das funktioniert.

Das Team Produktmarketing ist bei Notion für alles verantwortlich, was mit Positionierung, Marktsegmentierung und Produkteinführungen zu tun hat.Der zentrale Sammelpunkt für all die dazugehörenden Informationen ist die Produkteinführungs-Roadmap.Das Team arbeitet eng mit den Abteilungen Entwicklung, Produkt und Design zusammen, um zu bestimmen, welche neuen Produkte und Funktionen wann eingeführt werden und warum sie wichtig sind.

Jeder Launch wird der Roadmap-Datenbank hinzugefügt und beginnt mit einer Vorlage.Diese hilft allen Beteiligten dabei, eine einheitliche Go-to-Market-Strategie zu verfolgen – auch wenn sich einzelne Produkteinführungen natürlich stets voneinander unterscheiden.Automatisches Ausfüllen per KI sorgt dafür, dass die Datenbank laufend aktualisiert wird, und somit allen die neuesten Informationen zur Strategie und zu den Zielen eines jeweiligen Launchs zur Verfügung stehen.

„Die Vorlage hilft uns, alle wichtigen Aspekte einer Produkteinführung zu bedenken und gibt unseren interdisziplinären Partner/-innen eine einheitliche Struktur, an der sie sich orientieren können.Darüber hinaus bietet sie allen PMMs die Flexibilität, je nach Bedarf individuell zu skalieren“, sagt John Hurley, Head of Product Marketing.

Diese Vorlage hilft uns, die wichtigsten Launch-Informationen zu zentralisieren: Meilensteine werden markiert, interdisziplinäre Partner/-innen hinzugefügt und Liefertermine für die Produkteinführung verfolgt.So behalten alle beteiligten Teams den Überblick und Arbeit, die sonst oft unternehmensweit verstreut ist, wird an einem Ort zusammengeführt.

→ Hier kannst du unsere Launch-Vorlage für dein Produktmarketing duplizieren.

In vielen Bereichen – ob für das Launch-Messaging, entsprechende interne Anleitungen oder auch Sales-Enablement-Inhalte – nutzt das Produktmarketing-Team regelmäßig die Notion-KI.Mithilfe gespeicherter Aufforderungen, die der KI zu verstehen helfen, wie Notion grundsätzlich funktioniert, setzt das Team sie ein, um neue Ideen für Markenbotschaften zu generieren.

Ein zentrales Element, das bei keiner Produkteinführung fehlen darf, ist Informationsmaterial.Das User-Education-Team erstellt Anleitungen, Artikel, Videos und mehr, die Benutzer/-innen helfen, Notion besser zu verstehen und anzuwenden.

Dementsprechend haben wir jede Menge Informationsmaterial, das stets auf den neusten Stand gebracht werden muss, wenn sich Produkte verändern.Um zu gewährleisten, dass die Inhalte die aktuelle Version des Produkts widerspiegeln, wird jeder Inhalt mit „Funktions-Tags“ markiert, die angeben, welche Funktionen darin behandelt werden.So können wir schnell erfassen, welche Inhalte veraltete Funktionen anzeigen und sie entsprechend anpassen.

Fast jede Person und jedes Team bei Notion arbeitet auch mit der Social-Media-Abteilung zusammen. Es ist also wichtig, dass deren Wiki deutlich zeigt, wie diese Zusammenarbeit aussieht, welchen Zweck die einzelnen sozialen Kanäle verfolgen und wie wir online kommunizieren.

Eine der grundlegenden Herausforderungen für das Social-Media-Team ist es, sicherzustellen, dass der Ton unserer Marke über alle Kanäle hinweg einheitlich bleibt.Deshalb enthält die Team-Wiki, neben kreativen Ressourcen wie Produktbildern, Farben, Logos usw., die alle nutzen können, wenn sie auf den eigenen sozialen Kanälen posten, auch Richtlinien und Tipps zum Teilen von Inhalten für Mitarbeitende.

Für allgemeine Arbeitsabläufe gibt es dagegen den Social-Media-Kalender.Dieser umfasst eine einzelne Datenbank, mit der das restliche Marketingteam überblicken kann, welche Inhalte wann auf welchem Kanal veröffentlicht werden.Die Datenbank hat mehrere Ansichten: eine Kalenderansicht, um bevorstehende Beiträge zu planen, und eine Boardansicht, um zu sehen, wie sich die Beiträge über die Kanäle hinweg verteilen.

→ Hier kannst du dir die Vorlage vom Social-Media-Kalender ansehen.

„Ich bekomme ständig Anfragen von anderen Teams, die etwas auf Notions sozialen Profilen posten möchten“, sagt Alex Hao, Notions Social Media Lead.„Anstatt sie über Slack, E-Mail und persönliche Gespräche zu koordinieren, können Anfragen über den Social-Media-Kalender gestellt werden.So ist es viel einfacher, alles zu verwalten und zu planen.“

Zusätzlich hat das Social-Media-Team ein Anfragen-System in die Datenbank eingebaut, mit dem andere Teams sie problemlos um Hilfe bei ihren Initiativen bitten können.

Eine Notion-Vorlage erfasst die wichtigsten Details der neuen Anfragen: Wann der Beitrag veröffentlicht werden soll, eine kurze Zusammenfassung zum entsprechenden Produkt, und warum es wichtig ist.Das alles ist durch Verknüpfungenan den Kampagnen-, Redaktions- und Produkteinführungskalendar angebunden, sodass eine Verbindung zwischen dem, was intern erarbeitet und extern verbreitet wird, besteht.

Dadurch laufen die Arbeitsabläufe des Social-Media-Teams – von der Idee bis zum Beitrag – viel reibungsloser ab.Alle nötigen Informationen werden in der Datenbank gesammelt, damit sich das Team auf die kreativen Aspekte konzentrieren kann, die mit dem Verwalten unserer Kanäle einhergehen.

Die Kommunikations- und Content-Teams verleihen Notion eine Stimme, erzählen unsere Geschichte und teilen sie mit der Welt.Damit ihnen das gut gelingt, müssen die Botschaften, welche die Teams vermitteln, stimmig sein – und das unabhängig vom Medium.

Das Kommunikationsteam kümmert sich nicht nur um Pressemitteilungen. Es organisiert auch Podcast-Auftritte oder bearbeitet Anfragen zu Vorträgen, „Best of“-Listen und mehr.Die vom Team erstellte Datenbank hilft allen Beteiligten dabei, einen Überblick über anstehende Termine zu behalten, und verknüpft sie mit den richtigen internen Partner/-innen.Jede Seite enthält außerdem Themen und Botschaften, damit alle auf dem neusten Stand und aufeinander abgestimmt sind.

„Kommunikation ist ein Balanceakt.Natürlich musst du wissen, mit wem du extern zusammenarbeitest, dein internes Team musst du aber noch besser kennen“, sagt Becky Sosnov, Global Head of Communications bei Notion.„Es ist viel einfacher, Gelegenheiten detailgenau zu organisieren, wenn alle dazugehörigen Informationen an einem Ort gesammelt werden.Alle Details auf einen Blick erfassen zu können, ermöglicht es uns, die richtigen Gelegenheiten für das Team einzuplanen.“

Unser Content-Team arbeitet vorwiegend im Redaktionskalender.Die Datenbank dient dem Team einerseits als eigener Arbeitsbereich, andererseits als Speicher, in dem interdisziplinäre Partner/-innen alle nötigen Ressourcen finden können.

→ Hier findest du die Vorlage zu unserem Redaktionskalender.

Der Kalender verfügt über eine Board-Ansicht, die alle Inhalte anzeigt, welche aktuell bearbeitet werden, samt wichtigen Eigenschaften: Wer den Inhalt verfasst hat, wann er veröffentlicht werden soll und auf welchem Kanal.Es gibt auch eine Kalenderansicht, die den Zeitplan der Veröffentlichungen visualisiert, und sogar noch weitere Ansichten, die nach Inhaltstypen, Anwendungsfällen und Zielgruppe gefiltert werden können und anzeigen, was bereits veröffentlicht wurde. So finden andere Teams leichter genau das, was sie brauchen.

Damit alles gut organisiert bleibt, werden alle Inhalte auch im Redaktionskalender verfasst.Interviews, Notizen und Entwürfe sind so an einem Ort zu finden. Der Redaktionskalender verweist also nicht einfach auf einen Inhalt, der irgendwo anders in Google Docs abgespeichert ist.

Beim Demand-Generation-Team dreht sich alles darum, Aufmerksamkeit zu erzeugen und Conversions zu steigern. Außerdem steckt es hinter zahlreichen externen Marketingkampagnen von Notion.Die Arbeit des Teams überschneidet sich sehr, sodass es oftmals mit drei bis vier Teams gleichzeitig zusammenarbeitet. Dazu braucht es ein gut organisiertes System.

Jeder Aspekt einer Kampagne, sei es ein Event, ein Webinar oder eine E-Mail, wird in Notion verfolgt.Der Demand-Generation-Kalender hebt die Kampagnen hervor, die im selben Monat noch veröffentlicht werden sollen, die Zielregion, und wer alles beteiligt ist.Dabei werden mit dem Kalender nicht nur Termine verwaltet – es ist auch der Ort, an dem das Team arbeitet.

Jede Kampagne hat eine eigene Seite, in der die Strategie, Ziele, Metriken und alle zugehörigen Aufgaben festgehalten werden.Für jeden Kampagnentyp gibt es zudem eine eigene Vorlage, die sicherstellt, dass über alle Initiativen hinweg einheitlich gearbeitet wird.So startet jede neue E-Mail-Aufgabe mit einer Tabelle, in der die entsprechenden Betreffzeilen, Überschriften, Absenderadressen und Inhalte festgehalten werden.

Wenn alle Aufgaben erledigt und die Kampagnen live sind, verwendet das Team benutzerdefinierte Dashboards, die Links und Einbettungen von Tools wie Mixpanel enthalten, um sich aktuelle Berichte zu den Metriken und Pipeline-Zahlen anzeigen zu lassen.

Unser Wachstumsteam nutzt Notion, um ähnliche Zahlen, darunter Aufmerksamkeit und Aktivierung, zu verfolgen und darüber zu berichten.

Diese Metriken sind für alle Marketingteams unverzichtbar. Deshalb nutzt das Wachstumsteam automatisierte Vorlagen, um intern wöchentliche und monatliche Updates zu verschicken.Diese Vorlage bezieht aus diversen Tools Daten zu aktuellen Projekten, Metriken und Einbettungen aus benutzerdefinierten Dashboards.So erhalten alle – von den Führungspersonen bis zu den interdisziplinären Partner/-innen – genau die Details, die sie brauchen, wenn Updates rausgeschickt werden.

Wir schätzen uns wirklich glücklich, eine globale Community zu haben, die sich derart für Notion begeistert.Von Anfang an gab es zahlreiche Möglichkeiten für die Mitglieder unserer Community, sich einzubringen. Allerdings sind diese Ressourcen mittlerweile überall im Netz verstreut.

Deshalb hat unser Community-Team eine externe Notion-Community-Seite gebaut, auf der alle Ressourcen, Veranstaltungen und Updates geteilt werden, die für die Community relevant sind. So bleiben alle stets auf dem Laufenden.Das Team nutzt eine Luma-Einbettung, um Daten aus dem Community-Veranstaltungskalender zu beziehen, und sammelt auf der Seite alle Links zu den diversen Notion-Communitys online.

→ Hier kannst du unsere Vorlage für die externe Community-Seite duplizieren.

„Die Notion-Community ist eine unserer wertvollsten Grundpfeiler. Es ist also sehr wichtig, dass wir den einzelnen Gruppen alles geben, was sie brauchen“, sagt Francisco Mendoza, Global Community Lead bei Notion.„Wenn sie gedeihen, tun wir das ebenfalls.“

Das Community-Team schickt auch Umfragen raus, um herauszufinden, was funktioniert, was noch verbessert werden könnte und was sich die Mitglieder als Nächstes wünschen.Sobald die Umfragedaten zu Notion hinzugefügt wurden, zieht sich das Team mithilfe der Notion-KI die wichtigsten Erkenntnisse aus den Antworten heraus.Indem die Notion-KI schnell erfasst, welche Punkte die Antworten gemein haben, hilft sie dem Team, die nächsten Schritte zu planen und Prioritäten zu setzen.

Unser Kreativstudio-Team steckt hinter allem, was optisch mit Notion zu tun hat.Die Abteilungen Design, Marke und Web-Entwicklung sind für sämtliche visuelle Aspekte verantwortlich: von Videos und Fallstudien bis hin zu den Notion-eigenen Abbildungen, die du auf unserer Website siehst.Für diese Arbeit verwenden sie meistens verschiedene fachspezifische Tools, was es besonders mühselig machen kann, Updates mit anderen Beteiligten zu teilen.

Obwohl mehrere Teams an mehreren Projekten arbeiten, hat jedes Projekt weiterhin eine eigene Seite.Das Kreativstudio-Team bettet Figma-Dateien oder Miro-Boards direkt in die Projektseiten ein, sodass interdisziplinäre Parter/-innen im Handumdrehen erkennen können, wie das Projekt vorankommt oder sich das Design verändert hat, ohne Zugang zu diversen Tools zu benötigen.

So werden Projekte vorangetrieben und es wird gleichzeitig alles zentralisiert, was für die Projektarbeit nötig ist.Alles wird in Notion gesammelt – von Updates bis zu finalisierten Designs.

Neben den Dokumenten, Datenbanken und Meeting-Notizen steckt vor allem eine Absicht hinter dem Marketing-Teamspace: Informationen und Menschen zusammenzubringen.Das funktioniert in beide Richtungen. Während unsere Teams ihr Wissen unternehmensweit teilen, wurde der Teamspace gebaut, um den anderen Teams zu ermöglichen, sich selbst die Informationen zu beschaffen, die sie brauchen.

Wir haben unsere Work- und Teamspaces so angepasst, dass sie unseren Bedürfnissen gerecht werden.Du kannst das ebenfalls.Wir hoffen, dass dich dieser Beitrag inspiriert und dir gezeigt hat, wie auch dir das gelingt.