Listenansicht

Listen können auf mehreren Wegen zu Workspaces hinzugefügt werden:

• Erstelle in deinem Workspace eine neue Seite.

• Klicke in dem grauen Menü auf Liste.

• So erstellst du eine Liste auf einer anderen Seite:

  • Gib in einer neuen Zeile /liste ein und drücke dann die Eingabetaste.

Listen können in vorhandene Datenbanken eingefügt werden, um die Daten in deren Format anzuzeigen. Mehr zum Thema Ansichten →

• Klicke in der Datenbank oben links auf + Ansicht hinzufügen oder auf den Namen der aktuellen Ansicht.

• Wähle Zeitleiste aus dem Dropdown-Menü und gib dann einen Namen in das Textfeld ein.

• Klicke auf Erstellen. Nun wird die neue Liste angezeigt.

• Über die Dropdown-Liste kannst du auch zu anderen Ansichten zurückschalten.

Einträge in Notion-Listen stehen immer für eigene Seiten, denen du beliebige Inhalte hinzufügen kannst.

• Klicke einfach einen Eintrag an, um ihn als Seite zu öffnen.

• Nun werden oben alle Eigenschaften angezeigt.

  • Klicke eine Eigenschaft an, um sie zu bearbeiten oder den Eigenschaftstyp zu ändern.

  • Um Inhalte zu bearbeiten, klickst du in das Eigenschaftsfeld.

  • Um Eigenschaften neu anzuordnen, bewege den Mauszeiger darüber und verschiebe sie mit dem ⋮⋮-Icon nach oben oder unten.

• Mit dem Befehl + Neue Eigenschaften hinzufügen kannst du die Liste um weitere Eigenschaften ergänzen.

• Unter den Eigenschaften ist Platz für deine Anmerkungen.

• Der Hauptteil der Seite lässt sich genau wie andere Notion-Seiten bearbeiten. Hier kannst du weitere Inhaltsblöcke und auch Inline-Datenbanken ergänzen.

Wenn du eine Seite öffnest, kannst du neben der Schriftart und dem Textformat auch das Erscheinungsbild ändern.

• Klicke in einer geöffneten Projektseite oben rechts auf das •••-Icon und anschließend auf Seite anpassen.

• Nun wird ein Menü eingeblendet, in dem du das Erscheinungsbild von Rückverweisen, Kommentaren und Eigenschaften bearbeiten kannst.

  • Rückverweise können im Hauptteil der Seite in erweiterter Form oder als Popover dargestellt werden.

  • Auch Kommentare können im Hauptteil der Seite ausgeklappt oder verkürzt angezeigt werden.

  • Eigenschaften kannst du mit dem ⋮⋮-Icon verschieben. Du kannst ebenfalls auswählen, ob sie immer angezeigt, immer ausgeblendet oder nur bei Verwendung angezeigt werden sollen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, neue Listeneinträge zu ergänzen:

• Klicke im linken Seitenrand auf das +-Icon. Es erscheint, wenn du den Mauszeiger über eine neue Zeile bewegst. Per Mausklick kannst du ein neues Element direkt darunter einfügen.

• Um am Listenende ein neues Element zu erstellen, klickst du unten auf + Neu.

• Klicke in der Liste oben rechts auf Neu. Nun wird ganz oben in der Liste ein neues Element erstellt und als Seite geöffnet.

Klicke auf ⋮⋮. Das Symbol wird angezeigt, wenn du den Mauszeiger links neben einen Listeneintrag hältst (oder das Element mit der rechten Maustaste anklickst). Nun werden diese Optionen angezeigt:

• Löschen entfernt die Zeile aus der Liste.

• Mit Duplizieren wird ein exaktes Abbild des Eintrags darunter erstellt.

• Mit dem Befehl Link kopieren kopiert man den Link des Elements in die Zwischenablage.

• Mit Umbenennen kannst du die Karte umbenennen, ohne sie zu öffnen.

• Verschieben nach verschiebt das Element in einen anderen Workspace oder auf eine andere Seite (wo es dann als Unterseite erscheint).

• Eigenschaft bearbeiten öffnet ein Menü mit den Boardeigenschaften. Wenn du eine davon anklickst, kannst du ihr einen neuen Wert zuweisen.

In Listen werden alle Eigenschaften eines Eintrags ganz rechts aufgeführt, um ihn verständlicher und den Zusammenhang erkennbar zu machen.

In dem Beispiel unten enthält die Liste Produktdokumente. Diese werden links angezeigt, während sich die zugehörigen Eigenschaften wie Status, Dokumenttyp, Autor und Erstellungszeitpunkt rechts befinden.

So bearbeitest du Eigenschaften in einer Liste:

• Klicke oben rechts in der Liste auf Eigenschaften und gehe anschließend auf + Eigenschaft hinzufügen.

• Nicht alle Listeneigenschaften werden immer auch in der Liste angezeigt. In dem Menü Eigenschaften kannst du einzeln auswählen, was angezeigt und verborgen werden soll.

• Du kannst auch neue Eigenschaften hinzufügen, die für deine gesamte Liste in der Seitenansicht gelten. Dazu öffnest du ein Element als Seite und klickst unten in der Eigenschaftsliste auf + Eigenschaft hinzufügen.

• Vorhandene Eigenschaften bearbeitest du, indem du links daneben im Menü Eigenschaften auf ⋮⋮ klickst. Nun kannst du sie umbenennen, einem anderen Eigenschaftstyp zuweisen, duplizieren oder löschen.

Die Listenstruktur kannst du in der Desktop- und Browserversion per Drag-and-Drop ändern.

• Bei Elementen bewegst du den Mauszeiger darüber und klickst dann links auf ⋮⋮, ohne die Maustaste loszulassen. Nun kannst du das Element nach oben oder unten verschieben.

• Die Anzeigereihenfolge der Eigenschaften kannst du ändern, indem du auf Eigenschaften gehst und die aufgelisteten Eigenschaften dann mit dem ⋮⋮-Icon links nach oben oder unten ziehst.

Elemente kannst du anhand von Eigenschaften gruppieren, um sie auf verschiedene Art und Weise darzustellen.

• Klicke oben in der Liste auf Gruppieren und wähle anschließend die gewünschte Eigenschaft aus. Das Gruppieren ist nach nahezu allen Eigenschaftstypen möglich: Auswahl, Mehrfachauswahl, Person, Text, Zahl, Datum, Kontrollkästchen, URL, E-Mail, Telefon, Formel, Verknüpfung, Erstellt um, Erstellt von, Zuletzt bearbeitet um und Zuletzt bearbeitet von.

• Die Liste wird nun anhand der Eigenschaftswerte gruppiert. Links neben den einzelnen Gruppen befindet sich ein Schalter, mit dem du sie ein- und ausklappen kannst, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.

• Gruppen ohne Inhalt können über die Umschaltfläche „Leere Gruppen verbergen“ ebenfalls ausgeblendet werden.

Listen können je nach Bedarf nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden.

• Klicke oben in der Liste auf Filter.

• Wähle ein Filterkriterium aus der Dropdown-Liste aus.

• Wähle die gewünschte Bedingung, z. B. Enthält, Enthält nicht usw.

• Lege fest, welcher Eigenschaftswert angezeigt werden soll (etwa ein bestimmtes Tag oder ein Datum).

• Du kannst mehrere Filter gleichzeitig anwenden.

• Um Filter zu löschen, klicke im Menü Filter neben dem gewünschten Filter auf das X.

Du kannst die Reihenfolge in deiner Liste anhand der Eigenschaftswerte ordnen. So kannst du Dokumente z. B. nach dem Kriterium Erstellt um sortieren. Dann wird das neueste Dokument als Erstes angezeigt.

• Klicke in der Liste oben rechts auf Sortieren.

• Wähle die Eigenschaft aus, nach der sortiert werden soll, und gehe dann auf Aufsteigend oder Absteigend. Nun wird die Liste neu sortiert.

• Du kannst Listen auch nach mehreren Kriterien sortieren. Die Sortierkriterien werden dabei entsprechend ihrer Reihenfolge im Menü Sortieren angewendet. Um sie neu anzuordnen, verschiebe sie einfach mit dem ⋮⋮-Icon nach oben oder unten.

• Um ein Sortierkriterium zu löschen, klicke im Menü Sortieren neben dem gewünschten Kriterium auf X.

Listen kannst du nach bestimmten Inhalten durchsuchen.

• Klicke oben rechts auf Suchen. Nun kannst du Suchbegriffe eingeben, nach denen dann in Elementnamen bzw. Eigenschaften gesucht wird.

• Die Liste enthält nur noch die Elemente, die den ausgewählten Filterkriterien entsprechen.

Links zu Listenansichten kannst du kopieren, um sie an anderer Stelle einzufügen oder zu teilen.

• Klicke in der Liste oben rechts auf •••.

• Um die URL in die Zwischenablage zu kopieren und zu teilen, klicke auf Link zur Ansicht kopieren.