Työtilan asetukset

Etkö ole varma, missä jokin asetus sijaitsee? Voit etsiä sitä sen sijaan, että selaisit jokaisen asetuksen /sivu.

Asetuksen etsiminen:

1. Siirry sivuvalikon kohtaan Asetukset.

2. Kirjoita vasemmassa yläkulmassa olevaan hakupalkkiin etsimäsi asia, kuten "Vie" tai "domain".

3. Valitse tulos. Notion ohjaa sinut oikealle asetuksen /sivu:lle ja korostaa asetusta hetken, jotta se on helppo huomata.

Jokainen tulos näyttää myös, missä asetus sijaitsee, kuten työtila / General, joten tiedät, mistä löydät sen ensi kerralla.

Huomio:

• Haku vastaa asetuksen nimen, kuvauksen tai asetuksen /sivun tarkkoja sanoja. Jos et näe tulosta, kokeile tarkkaa sanaa, jota Notion käyttää kyseisestä asetuksesta.

• Näet vain asetukset, joihin sinulla on käyttöoikeus. Esimerkiksi jäsenet eivät näe asetuksia, joita vain työtilan Omistaja(t) voivat muuttaa.

• Jotkin asetukset eivät ehkä vielä näy haussa. Niitä lisätään ajan myötä lisää.

Työtilan nimen ja kuvakkeen muuttaminen:

1. Siirry sivuvalikon kohtaan Asetukset.

2. Valitse kohdan Työtila alta General.

3. Kirjoita Nimi-kohdan alla olevaan kenttään työtilallesi yksinkertainen nimi.

4. Napsauta Kuvake-kohdassa nykyistä kuvakettasi ja valitse emoji tai lataa oma kuvasi.

Voit helpottaa tiettyjen sähköpostidomainien käyttäjien liittymistä työtilaasi automaattisesti jäseniksi tai työtilan omistajiksi, jos käytössäsi on ilmainen sopimus. Heti kun he rekisteröityvät, Notion tunnistaa heidän sähköpostiosoitteensa ja kysyy, haluavatko he liittyä työtilaasi.

Sallitun domainin määrittäminen:

1. Siirry sivuvalikon kohtaan Asetukset.

2. Valitse kohdan Työtila alta General.

3. Etsi Luotettu domain-pääsy-kohdasta Sallitut sähköpostidomainit-kenttä ja kirjoita domainisi.

Notion-tietosi varmuuskopioidaan aina pilveen, mutta voit myös viedä ne talteen. Voit viedä kaikki sivusi HTML-, Markdown- tai CSV-muodossa (tietokantoja varten) sekä kaikki lataamasi tiedostot.

Jos käytössäsi on Business- tai Enterprise-sopimus, voit myös viedä koko työtilasi PDF-muodossa, mikä voi olla hyödyllistä lakisääteisten ja vaatimustenmukaisten varmuuskopioiden kannalta.

Sivut, joihin viejällä ei ole pääsyä, kuten muiden käyttäjien yksityiset sivut, eivät sisälly vientiin. Enterprise-sopimuksen työtilan omistajat voivat antaa itselleen ja muille käyttöoikeuden tiettyihin sivuihin sisältöhaun avulla, jotta kyseiset sivut voidaan sisällyttää tuleviin vienteihin. Jotkin sisällöt eivät ehkä myöskään tule viedyiksi tiimitila-asetusten vuoksi.

Vienti sisältää sivukartan (index.html), joka auttaa sinua navigoimaan viedyssä työtilassa. Sivukartan kohdat on linkitetty paikallisesti vietyihin sivuihin HTML- ja Markdown-muodossa.

Vie työtilan sisältö:

1. Siirry sivuvalikon kohtaan Asetukset.

2. Valitse kohdan Työtila alta General.

3. Etsi ja valitse Vie kaikki työtilan sisältö.

4. Saat Notionilta sähköpostin, jossa on linkki tiedostojesi lataamiseen. Tämä linkki vanhenee 7 päivän kuluttua.

Jos sinulla on Business- tai Enterprise-sopimus, voit viedä luettelon kaikista työtilasi jäsenistä.

Viety CSV-tiedosto sisältää:

• Sähköposti.

• Etunimi.

• Sukunimi.

• Rooli (työtilan omistaja, jäsenyyden ylläpitäjä, jäsen tai vieras).

• Luettelo käyttöoikeusryhmistä, joihin kukin jäsen kuuluu.

• Käyttäjätunnus.

Työtilan jäsenten vieminen CSV-tiedostona:

1. Siirry sivuvalikon kohtaan Asetukset.

2. Valitse kohdan Työtila alta General.

3. Etsi ja valitse Vie jäseniä CSV:nä.

Jos haluat, että sivun katselukertojen analytiikka näkyy käyttäjille, joilla on sivun täydet käyttöoikeudet tai muokkausoikeudet:

1. Siirry sivuvalikon kohtaan Asetukset.

2. Valitse kohdan Työtila alta General.

3. Ota käyttöön Tallenna ja näytä sivun katselukertojen analytiikka.

Kun työtila on poistettu:

• Tämä toimenpide on pysyvä.

• Kaikki sen sisältämä sisältö poistetaan. Et voi enää käyttää sisältöäsi — edes yksityisiä sivujasi. Kannattaa Vie kaikki tiedot, jotka haluat säilyttää työtilan poistamisen jälkeen.

• Poistettu työtila poistetaan kaikilta sen jäseniltä. Tämä tarkoittaa, että kaikilla käyttäjillä, jotka olivat osa työtilaa ennen sen poistamista, ei ole enää pääsyä kyseiseen työtilaan tai mihinkään sen sisältöön.

• Sinut ohjataan takaisin toiseen työtilaan, jonka jäsen olet, tai Notionin kirjautumissivulle, jos et ole minkään muun työtilan jäsen.

Työtilan poistaminen:

1. Siirry sivuvalikon kohtaan Asetukset.

2. Valitse kohdan Työtila alta General.

3. Vieritä alas kohtaan Vaaravyöhyke ja valitse Poista koko työtila. Sinua pyydetään kirjoittamaan työtilasi nimi, jotta varmistat jatkamisen.

Mukautettuja emojeja voidaan käyttää sivukuvakkeina, reaktioissa ja tekstin seassa. Työtilan jäsenet voivat hallita työtilansa mukautettuja emojeja siirtymällä sivupalkissaan kohtaan Asetukset → Emoji. Täällä he voivat:

• Valitse Lisää emoji ladataksesi oman tiedoston.

• Valitse ••• lisäämäsi mukautetun emojin vierestä ja Muokkaa tai Poista se.

• Työtilan omistajat voivat muokata tai poistaa mitä tahansa emojia, vaikka he eivät olisi itse luoneet sitä.

• Työtilan omistajat voivat myös ottaa käyttöön asetuksen Rajoita mukautettujen emojien luominen työtilan omistajiin, jos he eivät halua kaikkien jäsenten luovan mukautettuja emojeja.

Riippuen siitä, miten käytät työtilaasi, saatat haluta pitää siinä olevat tiedot yksityisinä vain tiimillesi. Voit siirtyä Suojaus-osioon säätääksesi työtilasi suojausasetuksia.

• Salli sivun käyttöoikeuspyynnöt muilta kuin jäseniltä: Tämä asetus on käytettävissä kaikissa sopimuksissa paitsi Enterprise-sopimuksessa.

• Salli jäsenten pyytää muiden jäsenten lisäämistä: Tämä asetus on käytettävissä Plus-sopimuksen tai sitä korkeamman sopimuksen käyttäjille.

• Salli kenen tahansa käyttäjän pyytää pääsyä työtilan jäseneksi: Tämä asetus on käytettävissä Plus-sopimuksen tai sitä korkeamman sopimuksen käyttäjille.

• Salli sivun vieraiden pyytää pääsyä työtilan jäseniksi: Tämä asetus on käytettävissä Plus-sopimuksen tai sitä korkeamman sopimuksen käyttäjille.

• Poista sivustojen ja lomakkeiden julkaisu käytöstä: Älä anna jäsenten julkaista Notion-sivustoja tai lomakkeita verkossa. Kaikki verkossa jo olevat sivustot tai lomakkeet poistetaan.

• Poista sivujen kopiointi muihin työtiloihin käytöstä: Älä anna jäsenten siirtää sivuja muihin työtiloihin. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos sinulla on paljon ihmisiä ja paljon sivuja. Tilanne voi muuttua nopeasti sekavaksi, ja jotkut ihmiset saattavat menettää käyttöoikeutensa, kun sivuja siirretään.

• Ota vienti pois käytöstä: Älä anna jäsenten viedä sivuja. Tämä varmistaa, että kaikki tietosi pysyvät Notionissa sen sijaan, että eri versioita tallennettaisiin Markdown- tai CSV-muodossa.

• Salli jäsenten kutsua vieraita sivuille: Anna jäsenten kutsua vieraita tietyille työtilan sivuille.

• Salli jäsenten pyytää vieraiden lisäämistä: Anna jäsenten pyytää vieraiden kutsumista työtilan sivuille.

• Kuka voi lisätä rajoitettuja jäseniä tiimitiloihin: Valitse, voivatko työtilan omistajat, työtilan ja tiimitilan omistajat vai kuka tahansa jäsen lisätä rajoitettuja jäseniä tiimitilaan.

• Kuka voi lisätä rajoitettuja jäseniä sivuille: Valitse, voivatko työtilan omistajat, kuka tahansa jäsen ylläpitäjän hyväksynnällä vai kuka tahansa jäsen lisätä rajoitettuja jäseniä sivulle.

• Kun sivut on siirretty roskakoriin, poista ne sen jälkeen: Tämän avulla voit valita, kuinka kauan sivuja säilytetään roskakoriin siirtämisen jälkeen ennen niiden poistamista.

• Kun sivut on poistettu roskakorista, säilytä niitä: Tämän avulla voit valita, kuinka kauan sivuja voidaan säilyttää sen jälkeen, kun ne on poistettu roskakorista.

Jos käytössäsi on Business- tai Enterprise-sopimus, voit vahvistaa työtilasi domainin.

Työtilasi verkkotunnuksen vahvistaminen:

1. Siirry sivuvalikon kohtaan Asetukset.

2. Valitse Identity.

3. Valitse Add domain, joka sijaitsee Verified domains-kohdan vieressä.

4. Syötä uusi domainisi ja valitse Next.

5. Noudata ohjeita DNS-tietueen päivittämiseksi.

6. Napsauta Verify, jotta Notion tarkistaa DNS-tietueesi.

   • Jos verkkotunnuksesi tila on Pending, valitse •••verkkotunnuksen vierestä → View details → Verify vahvistaaksesi sen manuaalisesti.

7. Kun vahvistus on valmis, saat vahvistussähköpostin ja domainisi tila on Verified.

Jos käytössäsi on Business- tai Enterprise-sopimus, voit määrittää SAML SSO:n työtilallesi. Lue lisää tästä artikkelista →