הגדרות סביבת עבודה

לא בטוחים איפה נמצאת הגדרה מסוימת? באפשרותכם לחפש אותה במקום לעבור על כל דף הגדרות.

כדי למצוא הגדרה:

1. עוברים אל הגדרות בסרגל הצד.

2. בשורת החיפוש בפינה השמאלית העליונה, יש להקליד את מה שמחפשים, כמו "export" או "domain".

3. ניתן לבחור תוצאה. Notion תעביר אתכם לדף ההגדרות המתאים ותדגיש את ההגדרה בקצרה כך שיהיה קל לזהות אותה.

כל תוצאה מציגה גם היכן ההגדרה נמצאת, כמו סביבת עבודה / כללי, כדי שתדעו איפה למצוא אותה בפעם הבאה.

הערה:

• החיפוש תואם למילים המדויקות בשם ההגדרה, בתיאור שלה או בדף שבו היא נמצאת. אם אינכם רואים תוצאה, ניתן לנסות את המילה המדויקת ש-Notion משתמשת בה עבור אותה הגדרה.

• יוצגו רק הגדרות שאליהן יש לכם גישה. לדוגמה, חברים לא יראו הגדרות שרק בעלי סביבת עבודה יכולים לשנות.

• ייתכן שחלק מההגדרות עדיין לא יופיעו בחיפוש. הגדרות נוספות מתווספות עם הזמן.

כדי לשנות את שם ואייקון סביבת העבודה:

1. עוברים אל הגדרות בסרגל הצד.

2. תחת סביבת עבודה, בחר ב-כללי.

3. בשדה תחת Name, הזינו שם פשוט עבור סביבת העבודה שלכם.

4. תחת Icon, לחצו על האייקון הנוכחי שלכם ובחרו אימוג'י או העלו תמונה משלכם.

אפשרו לאנשים עם דומיינים מסוימים של כתובות אימייל להצטרף אוטומטית לסביבת העבודה שלכם כחבר/ה, או כבעל/ת סביבת עבודה אם אתם בתוכנית חינמית. ברגע שהם יירשמו, Notion תזהה את האימייל שלהם ותשאל אם ברצונם להצטרף לסביבת העבודה שלכם.

כדי להגדיר דומיין מורשה:

1. עוברים אל הגדרות בסרגל הצד.

2. תחת סביבת עבודה, בחר ב-כללי.

3. תחת Trusted domain access, מצאו את השדה תחת Allowed email domains והזינו את הדומיין שלכם.

נתוני ה-Notion שלכם תמיד יגובו בענן, אך באפשרותכם גם לייצא אותם לשמירה. ניתן לייצא את כל הדפים שלכם כ-HTML, Markdown או CSV (עבור מאגרי ידע), יחד עם כל הקבצים שהעליתם.

אם אתם בתוכנית Business או תוכנית Enterprise, באפשרותכם גם לייצא את כל סביבת העבודה שלכם ל-PDF, דבר שיכול להועיל לגיבויים לצורכי משפט ותאימות.

דפים שאין למייצא גישה אליהם, כגון דפים פרטיים של משתמשים אחרים, לא ייכללו בייצוא. בעל/ת סביבת עבודה בתוכנית Enterprise יכולים להעניק לעצמם ולאחרים גישה לדפים ספציפיים באמצעות חיפוש תוכן, כך שדפים אלו יוכלו להיכלל בייצואים עתידיים. ייתכן שחלק מהתוכן לא ייוצא בהתאם להגדרות מרחב צוות.

מפת אתר (index.html) כלולה בייצוא כדי לעזור לכם לנווט בסביבת העבודה המיוצאת. פריטי הרשימה במפת האתר מקושרים מקומית לדפים המיוצאים בפורמטים HTML ו-Markdown.

כדי לייצא את תוכן סביבת העבודה שלכם:

1. עוברים אל הגדרות בסרגל הצד.

2. תחת סביבת עבודה, בחר ב-כללי.

3. מצא ובחר את ייצוא כל תוכן סביבת העבודה.

4. תקבל אימייל מאת Notion עם קישור להורדת הקבצים שלך. קישור זה יפוג לאחר 7 ימים.

אם יש לכם תוכנית Business או תוכנית Enterprise, באפשרותכם לייצא רשימה של כל האנשים בסביבת העבודה שלכם.

קובץ ה-CSV שייוצא יכלול:

• אימייל.

• שם פרטי.

• שם משפחה.

• תפקיד (בעל/ת סביבת עבודה, מנהל/ת חברויות, חבר/ה או אורח/ת).

• רשימה של קבוצות הרשאות שכל חבר/ה משתייך/ת אליהן.

• מזהה משתמש.

כדי לייצא את חברי סביבת העבודה כקובץ CSV:

1. עוברים אל הגדרות בסרגל הצד.

2. תחת סביבת עבודה, בחר ב-כללי.

3. מצאו ובחרו ב-Export members as CSV.

אם ברצונכם שנתוני הצפיות בדף יהיו גלויים למשתמשים בעלי גישה מלאה או גישת עריכה לדף:

1. עוברים אל הגדרות בסרגל הצד.

2. תחת סביבת עבודה, בחר ב-כללי.

3. יש להפעיל את 'שמירה והצגה של נתוני הצפיות בדף'.

ברגע שסביבת עבודה נמחקת:

• פעולה זו היא בלתי הפיכה.

• כל התוכן שבתוכה יימחק. לא תוכל לגשת לתוכן שלך — אפילו לא לדפים הפרטיים שלך. ייתכן שתרצה לייצא את כל הנתונים שברצונך לשמור לאחר מחיקת סביבת העבודה.

• סביבת העבודה שנמחקה תימחק עבור כל מי שנמצא בה. המשמעות היא שכל המשתמשים שהיו חלק מסביבת עבודה לפני שנמחקה לא יוכלו עוד לגשת לסביבת עבודה זו או לכל תוכן בתוכה.

• יוחזרת לסביבת עבודה אחרת שאתה שייך אליה, או לדף ההרשמה ל-Notion אם אינך שייך לאף אחת אחרת.

כדי למחוק סביבת עבודה:

1. עוברים אל הגדרות בסרגל הצד.

2. תחת סביבת עבודה, בחר ב-כללי.

3. גלול מטה אל אזור סכנה ובחר ב-מחיקת סביבת העבודה כולה. תתבקש להקליד את שם סביבת העבודה שלך כדי לאשר שברצונך להמשיך.

ניתן להשתמש באימוג'ים מותאמים אישית כסמלי דף, בתגובות ובתוך הטקסט. חברי סביבת העבודה יכולים לעבור ל-הגדרות בסרגל הצד שלהם ← אימוג'י כדי לנהל אימוג'ים מותאמים אישית בסביבת העבודה שלהם. מכאן, הם יכולים:

• לבחור ב-הוספת אימוג'י כדי להעלות קובץ משלהם.

• לבחור ב-••• לצד אימוג'י מותאם אישית שהוסיפו, ו-לערוך או למחוק אותו.

• בעלי סביבת עבודה יכולים לערוך או למחוק כל אימוג'י, גם אם לא הם יצרו אותו.

• בעלי סביבת עבודה יכולים גם להפעיל את הגבלת יצירת אימוג'י מותאם אישית לבעלי סביבת עבודה אם הם לא רוצים שכל החברים ייצרו אימוג'ים מותאמים אישית.

בהתאם לאופן השימוש שלכם בסביבת העבודה, ייתכן שתרצו לשמור על הנתונים שבה פרטיים עבור הצוות שלכם בלבד. באפשרותכם לעבור למקטע אבטחה כדי להתאים את הגדרות אבטחת סביבת העבודה שלכם.

• אפשר בקשות גישה לדף ממשתמשים שאינם חברים: הגדרה זו זמינה בכל התוכניות למעט Enterprise.

• אפשר לחברים לבקש הוספת חברים אחרים: הגדרה זו זמינה למשתמשים בתוכנית Plus ומעלה.

• אפשר לכל משתמש לבקש להתווסף כחבר בסביבת העבודה: הגדרה זו זמינה למשתמשים בתוכנית Plus ומעלה.

• אפשר לאורחי דף לבקש להתווסף כחברים בסביבת העבודה: הגדרה זו זמינה למשתמשים בתוכנית Plus ומעלה.

• השבת פרסום: אל תאפשרו לחברים לפרסם Notion Sites או טפסים לאינטרנט. כל Notion Sites או טפסים שכבר פעילים באינטרנט, יוסרו.

• השבת שכפול דפים לסביבות עבודה אחרות: אל תאפשרו לחברים להעביר דפים לסביבות עבודה אחרות. זה מועיל במיוחד אם יש לכם הרבה אנשים והרבה דפים. העניינים עלולים להפוך למבלבלים במהירות, וחלק מהאנשים עלולים לאבד גישה כאשר דפים מועברים.

• השבת ייצוא: אל תאפשרו לחברים לייצא דפים. זה מבטיח שכל הנתונים שלכם יישארו ב-Notion במקום שיישארו גרסאות שונות שנשמרו כ-Markdown או כ-CSV.

• אפשר לחברים להזמין אורחים לדפים: אפשרו לחברים להזמין אורחים לדפי סביבת עבודה ספציפיים.

• אפשר לחברים לבקש הוספת אורחים: אפשרו לחברים לבקש להזמין אורחים לדפי סביבת עבודה.

• מי יכול להוסיף חברים מוגבלים למרחבי צוות: בחרו אם בעלי סביבת עבודה, בעלי סביבת עבודה ומרחב צוות, או כל חבר יכולים להוסיף חברים מוגבלים למרחב צוות.

• מי יכול להוסיף חבר/ה מוגבל/ת לדפים: בחרו אם בעלי סביבת עבודה, כל חבר/ה באישור מנהל, או כל חבר/ה יכולים להוסיף חבר/ה מוגבל/ת לדף.

• לאחר העברת דפים לפח האשפה, יש למחוק אותם לאחר: זה מאפשר לכם לבחור כמה זמן דפים יימחקו לאחר העברתם לפח האשפה.

• לאחר מחיקת דפים מפח האשפה, יש לשמור אותם למשך: זה מאפשר לכם לבחור כמה זמן ניתן לשמור דפים לאחר מחיקתם מפח האשפה.

אם אתם בתוכנית Business או בתוכנית Enterprise, אתם יכולים לאמת דומיין עבור סביבת העבודה שלכם.

כדי לאמת דומיין עבור סביבת העבודה שלכם:

1. עוברים אל הגדרות בסרגל הצד.

2. בחרו ב-Identity.

3. ליד Verified domains, בחרו ב-Add domain.

4. הזינו את הדומיין החדש שלכם ובחרו ב-Next.

5. עקבו אחר ההנחיות כדי לעדכן את רשומת ה-DNS שלכם.

6. לחצו על Verify כדי להנחות את Notion לבדוק את רשומת ה-DNS שלכם.

   • אם הסטטוס של הדומיין שלכם הוא Pending, בחרו ב-•••ליד הדומיין → View details → Verify כדי לאמת אותו באופן ידני.

7. לאחר השלמת האימות, תקבלו אימייל אישור והסטטוס של הדומיין שלכם יהיה Verified.

אם אתם בתוכנית Business או Enterprise, אתם יכולים להגדיר SAML SSO עבור סביבת העבודה שלכם. למידע נוסף, עיינו ב-מאמר זה →