Importar desde Asana

La importación desde Asana te permite mover a Notion los equipos, proyectos y tareas de tu organización que ahora tienes en Asana. Cualquier miembro de cualquier plan puede utilizar el importador de Asana.

• Proyectos de Asana → Proyectos de Notion

• Tareas de Asana → Tareas de Notion

• Equipos de Asana → Espacios de equipo de Notion

• Organizaciones o espacios de trabajo de Asana → Espacios de trabajo de Notion

• Tus bases de datos de proyectos y tareas están relacionadas entre sí, de acuerdo con nuestra plantilla de proyectos y tareas.

• Funciona bien hasta llegar aproximadamente a las 6000 tareas y a los 200 proyectos. Es posible que haya fallos en las importaciones grandes.

  • Consejo: Divide las migraciones grandes en varias partes.

• Límite de archivos adjuntos: Cada espacio de trabajo puede importar entre 100 y 120 archivos adjuntos al día, aproximadamente.

  • Consejo: Reparte las importaciones con muchos archivos adjuntos entre varios días.

Antes de empezar

• Debes tener vinculación con un equipo de Asana, aunque seas la única persona que pertenezca a él.

• No puedes importar a Notion más de un espacio de trabajo de Asana a la vez.

• Cada equipo Asana se importará a un espacio de equipo Notion.

• Los proyectos múltiples que se importen a un mismo espacio de equipo se introducirán en las mismas bases de datos de Proyectos y Tareas. Si quieres importarlos en bases de datos independientes, hazlo por lotes.

Importar a Notion

1. Ve a Configuración en tu barra lateral → Importar → Asana. También tienes la opción de usar el comando /asana en una página y seleccionar la opción correspondiente en Importar.

2. Inicia sesión en Asana y concede los permisos solicitados.

3. En Elegir espacio de trabajo de Asana, selecciona el espacio de trabajo de Asana que deseas importar.

4. Selecciona los proyectos que quieras importar.

5. Selecciona el espacio de equipo de Notion en el que quieres importar tus proyectos.

6. Marca la casilla situada junto al nombre de tu espacio de trabajo para Excluir los proyectos finalizados o Seleccionar todos los proyectos, según corresponda.

7. Selecciona Siguiente.

8. Elige Seleccionar todas las propiedades (opción predeterminada) o Personalizar propiedades. Ten en cuenta que algunas propiedades predeterminadas deben importarse.

9. Elige si la propiedad Estado en Notion se asigna a la propiedad Sección o Completado en Asana.

10. Selecciona Importar.

Tus proyectos y tareas de Asana se importan a las bases de datos de proyectos y tareas en Notion, que se completan automáticamente con varias vistas:

Vistas de la base de datos de los proyectos

• Activos (vista de tabla): muestra los proyectos con estado Pendiente o En progreso.

• Vista cronológica: esta vista muestra el nombre del proyecto, el estado, el responsable y el grado de progreso.

• Vista de tablero: agrupa los proyectos por estado (Planificación, Backlog, En curso) y los ordena por prioridad descendente.

• Todos (vista de tabla): muestra todos los proyectos importados.

Vistas de la base de datos de las tareas

• Por proyecto (vista de tabla): todas las tareas agrupadas por proyecto.

• Vista de tablero: tareas agrupadas por estado y ordenadas por prioridad descendente.

• Todas las tareas (vista de tabla): todas las tareas importadas.

• Mías (vista de tabla): las tareas que tienes asignadas.

• Vista de calendario: tareas por fecha, con el responsable y el estado.

Cuando finalice el proceso, verás un registro de la importación en la sección privada de tu barra lateral con un resumen y el espacio de equipo de Notion en el que se ha importado el contenido.

• En función de la configuración de tu organización o del nivel de tu plan, es posible que se requiera la aprobación del administrador para usar OAuth en Asana. El alcance de la importación se limita a los elementos a los que puede acceder el usuario autenticado.

  • Consejo: Pide a tu administrador de Asana que apruebe la app de Notion para OAuth con antelación.

• Es posible que los campos personalizados no se asignen de forma individual a las propiedades de Notion y que algunos haya que añadirlos manualmente después de la importación. En el caso de las configuraciones que conlleven un alto grado de automatización, puedes plantearte utilizar una herramienta como Zapier o Make.

• La importación es un evento único; cualquier cambio futuro que hagas en Asana no se reflejará automáticamente en Notion.

• Los proyectos deben pertenecer a un equipo de Asana para aparecer en el importador.

  • Consejo: Antes de empezar, comprueba que todos los proyectos estén asignados a equipos.

• Los proyectos no aparecen en Notion

  • Por qué ocurre: Los proyectos no están vinculados a un equipo de Asana. El importador de Notion solo importa proyectos que pertenezcan a un equipo.

  • Solución: En Asana, asigna cada proyecto que falte a un equipo antes de ejecutar la importación.

• El número de tareas no coincide entre Notion y Asana

  • Por qué ocurre: En Asana, las subtareas se pueden vincular directamente a los proyectos y se incluyen en los totales de los proyectos. En Notion, las subtareas solo se encuentran debajo de sus tareas principales y no están directamente vinculadas a los proyectos.

  • Solución: Comprueba si las subtareas están vinculadas directamente a proyectos de Asana. Es de esperar que haya diferencias en los recuentos, a menos que esas subtareas se incorporen manualmente a Notion.

• No encuentro algunos tableros del mismo proyecto de Asana después de la importación

  • Por qué ocurre: El importador solo importa los proyectos seleccionados; es posible que los tableros se encuentren en otro espacio de trabajo o equipo de Asana, que se hayan excluido los proyectos archivados o finalizados o que la importación se haya completado con resultados parciales.

  • Solución: Vuelve a ejecutar la importación y selecciona esos proyectos específicos. Asegúrate de que estén en el mismo espacio de trabajo y en el mismo equipo de Asana, desmarca «Excluir los proyectos finalizados» si es necesario, verifica el espacio de equipo de destino y revisa la página del registro de la importación que se crea después de la ejecución.

Cuando se complete tu importación, recibirás un registro de importación en la sección privada de la barra lateral. En este registro encontrarás un resumen de la importación, que incluye el espacio de equipo de Notion al que se importaron tus proyectos y tareas de Asana.