Meilleures pratiques pour créer et optimiser un agent personnalisé

Les agents personnalisés sont plus fiables lorsqu’ils ont une tâche claire, les bonnes sources et une définition précise du terme « terminé ». Cet article sur les meilleures pratiques explique comment rédiger de instructions efficaces, choisir les bons déclencheurs et améliorer les résultats au fil du temps.

Si vous ne savez pas par où commencer, commencez par le travail que votre équipe répète souvent. Les agents personnalisés sont plus efficaces lorsque le flux de travail est prévisible et facile à examiner.

Cherchez des flux de travail qui sont :

• Répétables, comme la compilation de rapports, le tri des demandes entrantes ou la réponse aux questions courantes sur Slack.

• Fréquents, c’est-à-dire qu’ils se produisent quotidiennement ou hebdomadairement.

• Faciles à évaluer, pour que vous puissiez rapidement savoir si le résultat est bon.

Une fois que vous avez choisi un flux de travail, créez d’abord la version la plus simple de votre agent. Faites-le fonctionner de manière fiable avant d’ajouter de la complexité.

Lorsque le flux de travail semble stable et prévisible, vous pouvez ajouter des déclencheurs ou des planifications pour l’automatiser entièrement.

Lorsque vous donnez des instructions claires à votre agent personnalisé, il produit des résultats plus cohérents et fiables. Concentrez-vous sur le résultat attendu et fournissez le contexte nécessaire pour y parvenir.

Commencez par le résultat que vous souhaitez obtenir

• Décrivez à quoi devrait ressembler le résultat final, plutôt que d’énumérer chaque étape

• Laissez l’agent déterminer comment y parvenir

• Exemple : « Crée une mise à jour d’avancement hebdomadaire résumant les tâches terminées, les obstacles et les prochaines étapes. »

Partagez un exemple concret

• Collez une mise à jour d’avancement précédente, un rapport formaté ou une demande triée

• Utilisez des exemples concrets au lieu de descriptions abstraites

Soyez clair sur le format et la destination

• Indiquez où le résultat doit être envoyé (Slack, une base de données ou une page existante)

• Indiquez quelles propriétés ou sections doivent être remplies

• Exemple : « Publie le résumé dans #équipe-mises-a-jour et ajoutez-le à la base de données des rapports hebdomadaires sur Slack. »

Définissez des limites simples

• Précisez ce que l’agent doit faire et ce qu’il doit éviter

• Exemple : « Mets à jour la page de rapport hebdomadaire existante, pas une nouvelle » ou « Réponds uniquement dans #support ».

Signalez les cas particuliers

• Expliquez ce qui doit se passer s’il n’y a pas de données ou rien de nouveau à signaler

• Exemple : « S’il n’y a pas de mises à jour cette semaine, publie « Aucune mise à jour » au lieu de ne rien publier. »

Assurez-vous que les instructions soient courtes et ciblées

• Des instructions plus courtes produisent des résultats plus cohérents

• Si votre configuration prend du temps, divisez le flux de travail en plusieurs agents

Lors de la configuration de votre agent personnalisé, décidez si le travail doit être exécuté selon un calendrier, en réponse à une action, ou les deux.

Utilisez des horaires pour un travail prévisible

• Choisissez un calendrier lorsque la tâche doit s’exécuter à une cadence définie, quelle que soit l’activité

• Idéal pour les tâches récurrentes telles que les rapports hebdomadaires, les briefs quotidiens ou les résumés mensuels

Utilisez des déclencheurs pour les tâches réactives

• Choisissez un déclencheur lorsque la tâche doit être exécutée en réponse à un événement

• Exemples : un bug déposé dans Slack, une nouvelle page ajoutée à une base de données ou un e-mail d’un expéditeur spécifique

Combinez les calendriers et les déclencheurs si nécessaire

• Certains flux de travail ont deux modèles

• Par exemple, un agent basé sur un déclencheur peut trier les bugs au fur et à mesure qu’ils arrivent, tandis qu’un agent planifié distinct compile un résumé hebdomadaire de ces bugs triés

Commencez par une fréquence plus faible et une portée limitée

• Commencez par une planification hebdomadaire plutôt que quotidienne

• Commencez avec un canal au lieu de cinq

• Augmentez la fréquence une fois que vous avez confirmé que le résultat est cohérent et fiable

Avant d’activer complètement votre flux de travail, prenez le temps de tester et d’ajuster votre configuration.

Tester avant d’activer les déclencheurs ou les planifications

• Cliquez sur Exécuter pour exécuter l’agent manuellement

• Passez en revue les résultats pour confirmer qu’ils se comportent comme prévu

• Activez les déclencheurs ou les planifications uniquement lorsque les résultats vous semblent bons

Testez avec un petit groupe

• Partagez l’agent avec des membres de votre équipe pour recueillir des commentaires

• Utilisez les premiers commentaires pour détecter les problèmes avant de le déployer plus largement

Attendez-vous à des itérations

• La plupart des agents nécessitent plusieurs essais avant de fonctionner correctement

• Affinez les instructions en fonction de ce que le résultat montre réellement, et non de ce que vous vouliez qu’elles disent

Vérifiez d’abord le journal d’activité

• Cliquez sur l’icône d’horloge pour voir ce qui a déclenché l’exécution

• Passez en revue ce que l’agent a fait et où il a pu échouer

• Utilisez le journal pour diagnostiquer les problèmes et confirmer que l’agent se comporte comme prévu avant d’étendre l’accès

Connaître les correctifs courants

• « Résultat incorrect » signifie généralement que les instructions doivent être plus spécifiques

• « Données manquantes » signifie souvent que l’agent a besoin d’accéder à des pages ou à des bases de données supplémentaires sous

  Outils et accès

• « Exécutions ayant échoué » signifie généralement un manque d’autorisations ou des instructions peu claires

Un agent bien conçu fonctionne plus rapidement et évite le travail inutile. Trois facteurs affectent l’efficacité :

• La fréquence d’exécution de l’agent,

• La quantité de contenu qu’il lit, et

• Le nombre d’étapes nécessaires pour accomplir une tâche

Par défaut, le modèle d’IA de votre agent est défini sur Auto, ce qui permet à Notion de sélectionner le meilleur modèle pour chaque tâche. Cela fonctionne bien pour la plupart des agents, mais vous pouvez choisir un modèle spécifique à tout moment.

Le moyen le plus simple d’améliorer les performances est de limiter les exécutions inutiles. Concevez des déclencheurs afin que l’agent ne s’exécute que lorsqu’il est susceptible d’agir.

Commencez modestement et évoluez

• Commencez par des exécutions hebdomadaires plutôt que quotidiennes

• Utilisez un canal ou un flux de travail avant d’en ajouter d’autres

• Augmentez la fréquence une fois que les résultats sont fiables

Utilisez des déclencheurs à signal élevé pour que votre agent ne s’exécute qu’en cas de besoin

• Pour Slack : déclenchez sur les @mentions ou une réaction émoji spécifique au lieu de tous les messages

• Pour Notion : déclenchez des actions lors de modifications de propriétés spécifiques plutôt que lors de chaque mise à jour de la base de données

• Pour Notion Mail : déclenchez sur un ensemble filtré d’e-mails au lieu de chaque message

Attendez-vous à des exécutions « Aucune action requise »

• Cela se produit lorsque l’agent détermine qu’il n’y a rien à faire

• C’est normal et efficace : l’agent ne vérifie que le déclencheur et les instructions avant de quitter

Plus un agent lit de contenu, plus chaque exécution nécessite de travail. Gardez une portée limitée.

• Orientez l’agent vers la plus petite portée possible. Idéalement, une seule page ou quelques pages qui renvoient à des sous-pages que l’agent ne peut charger qu’en cas de besoin.

• Évitez de demander à l’agent d’effectuer une recherche générale si vous savez déjà quelle base de données ou quelle page il doit utiliser comme source de vérité.

Chaque étape supplémentaire dans une exécution ajoute du travail, en particulier lorsque l’agent personnalisé exécute plusieurs recherches.

• Soyez explicite sur la définition de « terminé » afin que l’agent termine en moins d’étapes.

• Il est plus efficace que l’agent utilise plusieurs outils en même temps. Encouragez l’utilisation parallèle d’outils dans vos instructions lorsque cela est possible.

  • Peut s’exécuter en même temps : « Lis la base de données Projets, le canal Slack Ingénierie et la dernière page de notes de sprint en même temps. » Ces trois sources sont indépendantes, de sorte que l’agent les lit toutes simultanément au lieu de les lire une par une.

  • Doit être exécuté dans l’ordre : « Crée une page de résumé dans la base de données Rapports, puis publie le lien vers #equipe-mises-a-jour dans Slack. » L’agent a besoin de l’URL de la page avant de pouvoir publier le lien, de sorte que ces étapes se produisent de manière séquentielle.

Si l’agent pose fréquemment plusieurs questions de suivi, réessaie la même action, revérifie les mêmes pages ou commet des erreurs de manière prévisible, les instructions ou les paramètres doivent être améliorés.

• Si des erreurs d’autorisation se produisent fréquemment (pas d’accès pour répondre dans Slack ou URL non fiable), ajustez l’accès de l’agent sous Outils et accès ou demandez à l’agent dans les instructions d’éviter ces actions.