Quels sont les différents types d’utilisateurs dans une espace de travail ?

Un espace de travail Notion peut avoir plusieurs types d’utilisateurs ou de rôles :

• Membres

• (Forfait Enterprise uniquement) Membres avec restrictions

• Invités

• Propriétaires de l’espace de travail

• (Forfait Enterprise uniquement) Administrateur d’utilisateurs

• (Forfait Enterprise uniquement) Propriétaires d’organisations

Lisez la suite pour en savoir plus sur chaque type d’utilisateur.

Les membres sont des personnes appartenant à votre entreprise ou organisation. Il peut s’agir de collègues de la même organisation ou de personnes qui lisent, modifient et commentent souvent les mêmes pages dans un espace de travail.

Les membres peuvent être ajoutés gratuitement aux espaces de travail sur le forfait Gratuit. Les espaces de travail qui ont plus d’un·e membre pourront utiliser jusqu’à 1 000 blocs. Si vous voulez utiliser des blocs de manière illimitée dans le cadre de l’accès gratuit, vous devez vous assurer que votre espace de travail ne contient qu’une seule personne. Pour ce faire, évitez d’ajouter de nouveaux membres, supprimez des membres existants et ajoutez des collaborateurs en tant qu’invité·es. Pour en savoir plus à ce sujet, cliquez ici →

Si vous avez un forfait payant, vous payez pour chaque membre ajouté à l’espace de travail.

Les membres restreint·es partagent de nombreuses fonctionnalités avec les membres classiques de l’espace de travail : ils ou elles peuvent créer des pages privées, utiliser l’IA de Notion (en respectant les autorisations des membres restreint·es), se connecter avec l’authentification unique, être ajouté·es à des groupes d’autorisations, etc. Ils ou elles affectent également votre facturation de la même manière que l’ajout d’un·e membre de l’espace de travail.

Les membres restreint·es diffèrent des membres classiques de l’espace de travail de plusieurs manières, notamment :

• Ils ou elles doivent être ajouté·es à des espaces d’équipe et à des pages spécifiques pour pouvoir y accéder.

• Ils ou elles ne peuvent pas créer d’espaces d’équipe.

• Ils ou elles ne peuvent partager des pages qu’avec des membres qui ont été ajouté·es aux mêmes espaces d’équipe et aux mêmes pages qu’eux ou elles.

• Ils ou elles ne peuvent @mentionner que les membres avec lesquel·les ils ou elles partagent l’accès à une page ou à un espace d’équipe.

Vous trouverez les contrôles relatifs aux membres restreint·es dans les paramètres. Pour en savoir plus, cliquez ici →

Le rôle de membre de l’espace d’équipe englobe à la fois les membres et les membres restreint·es. Cela signifie qu’un·e membre restreint·e ne peut pas avoir un niveau d’accès inférieur à celui d’un·e membre classique.

Si vous souhaitez attribuer un niveau d’accès inférieur aux membres restreint·es dans un espace d’équipe, vous devez utiliser des groupes d’autorisations ou des autorisations individuelles. Pour ce faire :

1. Créez un nouveau fournisseur d’identité ou un groupe d’autorisations qui inclut tous les membres de l’espace de travail qui doivent faire partie de l’espace d’équipe. Par exemple, vous pouvez l’appeler « Membres de l’espace d’équipe A ».

2. Modifiez le niveau d’accès du ou de la membre de l’espace d’équipe pour le niveau que vous souhaitez attribuer aux membres restreint·es.

   

3. Ajoutez le groupe d’autorisations (par exemple, « Membres de l’espace d’équipe A ») à l’espace d’équipe et donnez-lui le niveau d’accès que vous souhaitez.

   

Les invité·es sont des personnes extérieures à votre entreprise ou organisation que vous invitez dans votre espace de travail sur la base d’une autorisation page par page. Par exemple, les invités peuvent être :

• Personnes dont le domaine de messagerie n’est pas celui de votre organisation.

• Les prestataires ou stagiaires qui travaillent avec vous de façon temporaire.

• des clients auxquels vous souhaitez montrer votre travail pour avoir leur avis ;

• des amis, des membres de votre famille ou des mentors à qui vous souhaitez montrer votre travail ou demander une relecture ;

À la différence des membres, les invité·es peuvent accéder gratuitement à votre espace de travail tant que vous ne dépassez pas lenombre maximum d’invité·es autorisé par votre forfait. Si votre espace de travail a atteint le nombre maximum d’invité·es, tous les nouveaux utilisateurs avec lesquels vous partagez du contenu seront automatiquement ajoutés en tant que membres et non en tant qu’invité·es si leur domaine de messagerie correspond à celui de votre organisation.

Pour vous assurer d’ajouter des utilisateurs en tant qu’invité·es et non en tant que membres, vous devez supprimer des invité·es existant·es, passer à un forfait supérieur ou contacter notre équipe commerciale (pour les client·es concerné·es).

Les invités partagent de nombreuses fonctionnalités avec les membres, sauf pour les cas suivants :

• Ils ou elles ne peuvent pas accéder à la totalité de l’espace de travail. Ils ou elles doivent être invité·es sur chaque page individuellement. L’accès à une page donne un accès automatique à ses sous-pages.

• Ils ne peuvent pas être ajoutés à des groupes de membres.

• Ils ou elles ne peuvent pas modifier les paramètres de l’espace de travail ou les informations de facturation.

• Ils ne peuvent pas ajouter de membres dans votre espace de travail.

• Ils ou elles ne peuvent pas ajouter d’intégrations dans votre espace de travail.

Une fois qu’un·e invité·e a demandé à rejoindre votre espace de travail en tant que membre, il peut créer des pages privées dans votre espace de travail.

Les propriétaires de l’espace de travail sont des administrateurs qui peuvent gérer les paramètres de l’espace de travail, supprimer un espace de travail et gérer d’autres propriétaires d’espace de travail, administrateurs, membres et invité·es. Chaque espace de travail a au moins un administrateur. Les membres peuvent devenir propriétaires de l’espace de travail.

L’administrateur d’utilisateurs est un rôle qui n’existe que dans le forfait Entreprise. Les administrateurs d’utilisateurs peuvent ajouter ou supprimer des membres d’espaces de travail ou de groupes, mais ils ou elles n’ont pas la possibilité de modifier les paramètres de l’espace de travail. Les membres d’un forfait Enterprise peuvent devenir administrateurs d’utilisateurs.

Si votre organisation dispose de plusieurs espaces de travail dans Notion, ces espaces peuvent être regroupés en une seule organisation. Les propriétaires d’organisations peuvent afficher et gérer tous leurs espaces de travail et membres en un seul endroit, et appliquer des paramètres à tous les espaces. En savoir plus sur les propriétaires et les paramètres d’organisation ici →

Pour modifier le rôle d’un·e membre ou d’un·e invité·e dans un espace de travail, le·la propriétaire de l’espace ou l’administrateur d’utilisateurs peut :

1. Aller dans Paramètres → Personnes ou Membres (selon le forfait).

2. Cliquer sur l’onglet Membres ou Invité·es.

3. Ouvrir la liste déroulante à côté du rôle du membre ou des pages de l’invité·e.

4. Sélectionner Propriétaire de l’espace de travail, Administrateur d’utilisateurs ou Membre. Si vous faites passer un invité en membre, sélectionnez Convertir en membre.

Si vous souhaitez désigner quelqu’un comme propriétaire de l’organisation, vous devez vous-même avoir le rôle de propriétaire de l’organisation. Vous devrez alors suivre ces étapes :

1. Ouvrez votre sélecteur d’espace de travail et sélectionnez Gérer l’organisation.

2. Dans les paramètres de votre organisation, sélectionnez l’onglet Personnes → Gérer les membres.

3. Sélectionnez ••• à côté du nom d’un·e membre → Nommer propriétaire de l’organisation.

Pour supprimer un·e membre ou un·e invité·e d’un espace de travail, le ou la propriétaire de l’espace ou l’administrateur d’utilisateurs peut :

1. Aller dans Paramètres → Personnes ou Membres (selon le forfait).

2. Cliquer sur l’onglet Membres ou Invité·es.

3. Selon le forfait et les personnes que vous essayez de supprimer :

   • Ouvrez le menu déroulant d’un rôle ou d’un niveau d’accès d’un·e membre, puis sélectionnez Supprimer de l’espace de travail.

   • Ouvrez le menu déroulant des pages d’un·e invité·e ou sélectionnez ••• à côté de son nom, puis sélectionnez Supprimer ou Supprimer de l’espace de travail.